Stadsstyrelsen
Protokoll 14.11.2022/Paragraf 302

Stadsstyrelsen 03.10.2022 § 247 

Beredare Förvaltningschef Hanna-Maria Grandell, tfn 050 473 9910

 fornamn.efternamn@pargas.fi

Stadsfullmäktige har vid sitt sammanträde 20.6.2022 § 95 godkänt stadens nya organisation för tjänsteinnehavare och förtroendevalda. Sedan detta beslut fattades har stadens nya förvaltningsstadga, som ska träda i kraft 1.1.2023, beretts intensivt under ledning av förvaltningschefen. Vid beredningen har ett involverande arbetssätt tillämpats och hela stadens ledningsgrupp har varit med och kommenterat dokumentet för sin del. Frågan har också presenterats vid ett informationsmöte för personalen och avsikten är att dokumentet ska delges personalen via intranätet innan själva beslutet fattas. Även arbetsgruppen för att se över förvaltningsstadgan och organisationen behandlar förvaltningsstadgan regelbundet vid sina möten.

 
Förvaltningsstadgans uppbyggnad

Allmän del

I den allmänna delen av förvaltningsstadgan beskrivs stadens ledningssystem, uppgifterna för stadsstyrelseordföranden och fullmäktigeordföranden samt stadens kommunikation och marknadsföring.

Stadens organ

Centralvalnämnden och revisionsnämnden fortsätter sin verksamhet normalt. När det gäller påverkansorgan har Pargas också i fortsättningen ungdomsfullmäktige, äldreråd och råd för personer med funktionsnedsättning.

För att testa en modell med utskott inrättas ett livskraftsutskott. I Pargasmodellen är livskraftsutskottet ett s.k. beredande organ i förhållande till stadsstyrelsen. Vi har främst utgått från modellen i Kempele.

Största delen av de uppgifter som den nuvarande social- och hälsovårdsnämnden ansvarar för överförs till välfärdsområdet. Av social- och hälsovårdsnämndens uppgifter ansvarar staden efter överföringen för uppgifter som gäller integration, främjande av välfärd och hälsa, förebyggande missbrukarvård och förebyggande av smittsamma sjukdomar. I samband med beredningen av omorganisationen har man också beaktat reformen som gäller organiseringen av sysselsättnings- och näringstjänster och som avses träda i kraft under 2024.

Koncernstyrning och hantering av avtal

I denna del beskrivs koncernledningen och dess uppgifter och befogenhetsfördelning. Delen är relativt oförändrad i förhållande till gällande förvaltningsstadga.

Organens uppgifter och befogenhetsfördelning

I denna del har alla nya organs uppgifter och beslutanderätt samlats. Det finns ändringar i t.ex. stadsstyrelsens och bygg- och miljönämndens befogenheter jämfört med nuläget. I denna del har ledningsgruppens och de ansvariga tjänsteinnehavarnas substanskompetens utnyttjats i mycket stor utsträckning och sökts smidigare modeller t.ex. för tjänsteinnehavarnas beredningsansvar. Denna del kommer att gås igenom ännu i arbetsgruppen för att se över förvaltningsstadgan och organisationen under oktober månad.

En intressant och ny del är också livskraftsutskottets befogenheter. Gällande skärgårdsnämnden har likaså ett nytt perspektiv sökts på grund av skärgårdsfrågornas betydelse.

Personalorganisationen

I denna del beskrivs den nya tjänsteinnehavarorganisationen och den har reviderats så gott som helt i förhållande till gällande förvaltningsstadga. Här har strävan varit att beskriva de nya sektorernas grundläggande uppgift och sektorchefernas befogenheter. Denna del innehåller också en del om ansvarsområdeschefernas befogenheter. Också stadsdirektörens befogenheter har preciserats i samband med denna revidering. Beslutanderätten för de ansvariga tjänsteinnehavarna har också beaktats i revideringen.

Personaldel

I personaldelen redogörs sammanfattat för befogenheterna i personalärenden. I detta kapitel beskrivs bl.a. inrättande av tjänster, behörighetsvillkor, rätt att besluta om anställning av personal, tjänstledigheter, uppgiftsbeskrivningar, återkrav av lön, prövotid och bisysslor. Kapitlet är mycket likartat i förhållande till gällande förvaltningsstadga.

Språkliga rättigheter och språkkunskaper som krävs av de anställda

Pargas är en genuint tvåspråkig stad och de språkliga rättigheterna ska därför beskrivas tydligt i förvaltningsstadgan. Denna del har preciserats något i förhållande till gällande förvaltningsstadga.

Informationshantering och dokumentförvaltning

Denna del har beretts tillsammans med den informationshanteringssakkunniga och IT-chefen. Delen har ändrats endast lite jämfört med den nuvarande modellen.

Ekonomi och kontroll

Denna del har beretts i samarbete med ekonomiförvaltningen. I delen finns preciseringar och förtydliganden i förhållande till den nuvarande modellen. Det centrala är att beskriva uppföljningen av verksamheten och ekonomin tillräckligt tydligt, liksom också budgetändringar, finansförvaltning och beslut om avgifter. Också upphandlingsbefogenheterna har tagits med i förvaltningsstadgan.

Extern kontroll

I denna del finns beskrivningar av revisionsnämndens arbete samt bindningar. Delen är mycket likartad i förhållande till gällande förvaltningsstadga.

Stadsfullmäktige

Detta kapitel beskriver fullmäktiges arbete. Det är mycket likt den nuvarande modellen, dvs. det har inte framkommit några större ändringsbehov.

Fullmäktigeledamöternas rätt att väcka motioner och framställa frågor

Som en del av en fungerande demokrati ska de förtroendevalda ha rätt att väcka motioner och framställa frågor. Därför är det också i fortsättningen bra att i förvaltningsstadgan beskriva bl.a. frågestunderna och eventuella informationsmöten för stadsfullmäktige.

Besluts- och förvaltningsförfarande

Pargas gällande förvaltningsstadga är tydlig också i fråga om besluts- och förvaltningsförfarandet, och det har inte framkommit särskilt stora ändringsbehov i denna del.

Andra bestämmelser

I denna del beskrivs initiativrätten och behandlingen av initiativ samt undertecknandet av handlingar i staden. Det finns inga stora ändringsbehov i denna punkt.

Arvodesstadga för förtroendevalda

Detta kommer att preciseras i fråga om arvoden för deltagande, informationsmöten för fullmäktige och liknande. Också de förtroendevaldas rätt till ersättning för inkomstbortfall, barnvård eller övernattning på grund av sammanträden ska skrivas in mer detaljerat i stadgan.

Vidare beredning av förvaltningsstadgan

Förvaltningsstadgan behandlas härnäst i arbetsgruppen för att se över förvaltningsstadgan och organisationen 6.10.2022 och vid fullmäktiges seminarium 17.10.2022 kl. 15.00-16.30. Förvaltningsstadgan föreläggs stadsstyrelsen för godkännande 24.10.2022 och fullmäktige 7.11.2022. Delar av förvaltningsstadgan är för närvarande hos översättarna så även till denna del framskrider arbetet som planerat.

 fornamn.efternamn@pargas.fi

Beslutsförslag Stadsstyrelsen beslutar att

1) utifrån förvaltningschefens information anteckna läget med beredningen av förvaltningsstadgan för kännedom
 
2) konstatera att förvaltningsstadgan ska behandlas i arbetsgruppen för att se över förvaltningsstadgan och organisationen ännu under oktober månad

3) konstatera att ett särskilt seminarium om förvaltningsstadgan ordnas för hela fullmäktige 17.10.2022 kl. 15.00-16.30

4) konstatera att förvaltningsstadgan föreläggs stadsstyrelsen för godkännande 24.10.2022 och fullmäktige 7.11.2022.

Beslut Under diskussionen ändrade stadsdirektören sitt beslutsförslag så att punkt 4 gällande tidtabellerna stryks ur beslutsförslaget.

Stadsstyrelsen godkände stadsdirektörens ändrade beslutsförslag enhälligt.

Stadsstyrelsen beslutade att

1) utifrån förvaltningschefens information anteckna läget med beredningen av förvaltningsstadgan för kännedom
 
2) konstatera att förvaltningsstadgan ska behandlas i arbetsgruppen för att se över förvaltningsstadgan och organisationen ännu under oktober månad

3) konstatera att ett särskilt seminarium om förvaltningsstadgan ordnas för hela fullmäktige 17.10.2022 kl. 15.00-16.30.

Det ändrade beslutsförslaget godkändes enhälligt.

Delgivning Ledningsgruppen, arbetsgruppen för att se över förvaltningsstadgan och organisationen, translatorerna

 __________________

Stadsstyrelsen 14.11.2022 § 302  

1486/00.01.01/2021  

Beredare Förvaltningschef Hanna-Maria Grandell, tfn 050 473 9910

 fornamn.efternamn@pargas.fi

Arbetet med att bereda stadens nya förvaltningsstadga har fortsatt under ledning av förvaltningschefen. Ärendet har behandlats regelbundet i stadens ledningsgrupp och även arbetsgruppen för att se över förvaltningsstadgan och organisationen har träffats regelbundet och kommenterat dokumentet. Förvaltningsstadgan har också presenterats i skärgårdens organ, i revisionsnämnden och på informationsmöten för personalen samt på möten med presidiet och på informationsmöten för fullmäktige. Förvaltningsstadgan har också funnits tillgänglig för personalen att ta del av på stadens intranät innan beslut om den fattas.

Beredningen av hela förvaltningsstadgan har gjorts i en inkluderande och interaktiv anda. Att sektorerna aktivt har medverkat i beredningen ger en utmärkt grund för att tillägna sig och tillämpa förvaltningsstadgan i den nya organisationen. Efter att förvaltningsstadgan har godkänts förankras den vidare hos personalen på informations-/utbildningsmöten med chefer enligt en separat överenskommelse.

Bilaga Förvaltningsstadga för Pargas stad fr.o.m. 1.1.2023 - utkast

Kompletterande material Promemorior från arbetsgruppen för att se över förvaltningsstadgan och organisationen i kronologisk ordning

Föredragande Stadsdirektör Patrik Nygrén, tfn 040 511 4383

 fornamn.efternamn@pargas.fi

Beslutsförslag Stadsstyrelsen beslutar att

1) godkänna Pargas stads nya förvaltningsstadga fr.o.m. 1.1.2023 enligt bifogad bilaga och föreslå vidare att stadsfullmäktige godkänner den

2) föreslå för fullmäktige att upphäva stadens tidigare förvaltningsstadga

3) bemyndiga förvaltningstjänster att vid behov göra korrigeringar/preciseringar av teknisk karaktär och språkliga korrigeringar/preciseringar i förvaltningsstadgan innan fullmäktige godkänner den

4) för detta ärendes del justera protokollet omedelbart vid sammanträdet.

Beslut Förslaget godkändes.

Beslutet justerades omedelbart.

Delgivning Fullmäktige

 __________________