Stadsstyrelsen
Protokoll 17.06.2024/Paragraf 160

Stadsstyrelsen 17.06.2024 § 160  

506/03.04/2024  

Beredare Förvaltningschef Hanna-Maria Grandell, tfn 050 473 9910

 fornamn.efternamn@pargas.fi

 Förvaltningsklagan i ett ärende som gäller mötespraxis och offentlighet

Regionförvaltningsverket har 6.5.2024 mottagit ------------ förvaltningsklagan där man klandrar Pargas stads agerande i ett ärende som gäller mötespraxis och offentlighet. Enligt 34 § i förvaltningslagen ska en part innan ett ärende avgörs ges tillfälle att framföra sin åsikt om ärendet och avge sin förklaring med anledning av sådana yrkanden och sådan utredning som kan inverka på hur ärendet kommer att avgöras. Utlåtandet ska tillställas regionförvaltningsverket senast 1.8.2024.

Regionförvaltningsverket har berett Pargas stad möjlighet att ge en skriftlig förklaring och utredning av de omständigheter som nämns i förvaltningsklagan innan ärendet avgörs. Regionförvaltningsverket ber Pargas stad bereda de tjänsteinnehavare som nämns i klagan möjlighet att bli hörda i ärendet.

För att utreda ärendet ber regionförvaltningsverket Pargas stad ge sin förklaring och utredning av de omständigheter som nämns i klagan. Av dem ska åtminstone följande framgå:

• svar på begäranden om uppgifter och förfrågningar

• grunderna för sekretess

• mötespraxis

• utbetalning av arvoden

• övriga omständigheter som nämns i klagan

Händelseförloppet som klagan avser

----------- (klaganden) har skickat en förfrågan till stadens registratorskontor angående stadsstyrelsens och ledningsgruppens gemensamma aftonskola som hölls 20.2.2024.

------------ begäran om uppgifter inkom för första gången till stadens registratorskontor 23.2.2024. Han skickade en första påminnelse om ärendet 21.3.2024 och en andra påminnelse 1.4.2024.

Klaganden begärde att få ta del av följande angående den gemensamma aftonskola som stadsstyrelsen och ledningsgruppen höll 20.2.2024:

1)      Möteskallelsen

2)      Uppgjort PM

3)      Vilka mötesarvoden och reseersättningar utbetalas och på vilka grunder

4)      På vilka grunder och av vem har tillställningens mat och utrymmen betalats

Klaganden fick följande svar via stadens registratorskontor 3.4.2024:

Mötesarvodena har utbetalats i enlighet med stadens gällande förvaltningsstadga.

Under aftonskolan har deltagarna serverats kvällsbit som har betalats från stadsstyrelsens utgiftspost.

Också hyran för utrymmena har betalats från stadsstyrelsens utgiftspost.

Närvarande var stadsstyrelsens ledamöter och presidiet samt stadens ledningsgrupp.

Inget officiellt, offentligt PM/protokoll har uppgjorts.

Därefter har klaganden 10.4.2024 begärt staden om ett officiellt PM från mötet och begärt att få ta del av grunderna för utbetalningen av mötesarvoden. Han har också begärt att få ta del av närmare grunder för tolkningen av förvaltningsstadgan i fråga om mötesarvodet.

Klaganden fick svar via stadens registratorskontor 11.4.2024. Staden har hållit fast vid sitt tidigare svar. Inbjudan till/agendan för aftonskolan har skickats till klaganden för kännedom.

Agendan för aftonskolan har varit följande:

-          Arbetsro – vad ska vi göra tillsammans?

-          Förslag för att förbättra kommunikationen

-          Hur mår vi just nu? (Arbetshälsoinstitutet, Mehiläinen)

-          Tankar innan en ny ledare tillträder

Klaganden fick samtidigt ett svar att staden brukar hålla aftonskolor med varierande innehåll kring olika teman. I detta fall var det mer fråga om en informativ diskussionsträff där det gjordes egna personliga anteckningar. Dessa tolkades inte som officiella, offentliga handlingar.

Enligt § 190 i gällande förvaltningsstadga betalas ett arvode på 70 euro till en förtroendevald som på inbjudan deltar i ett organs seminarium, utbildning eller informationsmöte.

Klaganden fick också ett svar att de fritt formulerade anteckningar som personerna gjort i aftonskolan inte är myndighetshandlingar enligt 24 § i offentlighetslagen.

Klaganden ombads också meddela om han önskar att ett förvaltningsbeslut med besvärsanvisning fattas i ärendet.

Därefter, 11.4, har klaganden begärt att få en utredning gällande den förvaltningsstadga som var i kraft 20.2.2024. Därtill har han begärt att få en utredning om varför mötet inte var sammankallat av ordföranden och hänvisar i samband med detta till att en kallelse enligt förvaltningsstadgan ska undertecknas av ordföranden. Han frågar också efter grunderna för mötesarvoden och eventuella reseräkningar, eftersom kallelsen inte undertecknats av stadsstyrelsens ordförande. Klaganden har tolkat tillställningen som ett officiellt möte.

Vidare har klaganden vänt sig till staden på nytt 18.4. Han ifrågasätter enligt vilken förvaltningsstadga arvodet för tillställningen utbetalas. Enligt klagandens tolkning borde arvodena ha utbetalats i enlighet med den förvaltningsstadga som trädde i kraft 1.1.2023 och inte i enlighet med den förvaltningsstadga som trädde i kraft senare, dvs. 19.3.2024.

Staden svarade klaganden följande gång 24.4. Staden uppgav att den håller mycket långt fast vid sitt tidigare svar. Agendan för aftonskolan hade redan tidigare skickats till klaganden. I svaret uppgavs också att man också tidigare har ordnat motsvarande aftonskolor där saker diskuterats under mindre officiella former.

Staden svarade också att staden brukar hålla aftonskolor med varierande innehåll för förtroendevalda kring olika teman. När det gäller tillställningen 20.2.2024 var det fråga om en diskussionsträff där personerna gjorde egna personliga anteckningar. Dessa anteckningar har inte tolkats som officiella handlingar och det har inte uppgjorts något officiellt PM/protokoll som skulle ha diarieförts i stadens ärendehanteringsprogram.

Stadens ledningsgrupp hade tillsammans med tf. stadsdirektören tagit fram förslaget till agenda för aftonskolan 20.2.2024. Mötesarvodena kommer att betalas ut, men några reseräkningar i anslutning till tillställningen har inte gått till utbetalning.

Klaganden har erbjudits möjlighet att komma och diskutera frågor som han funderar över med förvaltningschefen.

Beträffande klagandens kritik av livskraftsutskottet och PM från utskottets möten har klaganden ombetts kontakta livskraftschef ---------------.

Klaganden fick i detta sammanhang på begäran både den tidigare förvaltningsstadgan (i kraft från och med 1.1.2023) och den nyare, gällande förvaltningsstadgan (i kraft från och med 19.3.2024).

Klaganden har vidare inkommit med en skrivelse till staden 24.4.2024. Han vill att arvodena ska krävas tillbaka, eftersom han inte ser att det finns grunder för utbetalning av dem. Samma datum har han begärt uppgifter om antalet möten där det inte gjorts upp något offentligt PM och antalet möten där sammankallandet inte utförts av ordföranden samt uppgett att han avser att anföra klagomål i ärendet hos regionförvaltningsverket.

Staden har svarat klaganden 8.5.2024. Staden har uppgett att staden betalar ut mötesarvoden fyra gånger per år. Arvodena baserar sig på dokument som sekreteraren för mötet lämnar in till löneräkningen. Vid utbetalning av arvoden följer staden den gällande förvaltningsstadgan. Staden har ingen separat arvodesstadga, som i vissa större städer. Huvudregeln är att ett PM görs upp på mötet och skickas till löneräkningen. I detta fall fanns det inget officiellt PM, vilket hade förklarats i ett tidigare e-postsvar.

Det har förklarats för klaganden att största delen av stadens möten är traditionella sammanträden för fullmäktige, stadsstyrelsen, nämnderna, utskottet eller sektionerna. Det ordnas också regelbundet aftonskolor för stadsstyrelsen, fullmäktigeseminarier och informationsmöten. För dessa utbetalas också arvoden utifrån den dokumentation som sekreteraren för mötet lämnar in till löneräkningen. Reseräkningar betalas enligt en lista som går runt på mötet och där deltagarna skriver sina namn och kilometerantal.

I regel sammankallas ett möte av ordföranden. I detta fall hade inbjudan gjorts upp av tf. stadsdirektören tillsammans med den dåvarande ledningsgruppen. Inbjudan gick via ordföranden som för sin del godkände den. Därefter skickade förvaltningschefen (fungerade samtidigt som tf. stadsdirektör) inbjudan vidare.

När det gäller utbetalning av mötesarvoden har man följt förvaltningsstadgan som trätt i kraft 19.3.2024, fastän aftonskolan i fråga ordnades tidigare (20.2.2024). Enligt § 200 i förvaltningsstadgan trädde förvaltningsstadgan i kraft genom fullmäktiges beslut 19.3.2024 och samtidigt upphävdes den tidigare förvaltningsstadgan. Här tillämpas ingen övergångsbestämmelse.

Klaganden frågade vidare av staden 8.5.2024 hur många liknande icke-officiella möten man haft. Han har fortsättningsvis efterlyst en tolkning enligt vilken arvodena betalas ut. Han frågar också varför ett offentligt PM nu har gjorts upp/lämnats ut efter att det tidigare uppgetts att det rör sig om ett icke-offentligt dokument.

Klaganden inkom vidare med en skrivelse 19.5 och bad om en förklaring gällande det icke-offentliga PM:et och bad att få ta del av PM:et samt begärde uppgifter om vilka andra möten som har hållits utan att det uppgjorts något PM från dem.

Staden har 23.5 skickat PM:et från tillställningen 20.2.2024, uppgifterna om deltagarna och uppgifterna om de arvoden som betalats ut för tillställningen till klaganden.

Det skickades också ett svar från staden 29.5 där det konstaterades att arvodena utbetalas enligt gällande förvaltningsstadga. Detta gäller både aftonskolor och seminarier. I svaret konstaterades också att ytterligare utredningar bifogas till det svar som ges med anledning av den förvaltningsklagan som han lämnat in 6.5.2024.

Tjänsteinnehavarens bemötande

Den tjänsteinnehavare som klagan gäller ska beredas möjlighet att ge ett skriftligt bemötande med anledning av klagan. Tjänsteinnehavaren har gett sitt bemötande.

Bemötandet bifogas.

Annat med anknytning till ärendet

Som en precisering av svaret till klaganden kan det konstateras att arvodena för aftonskolan 20.2.2024 betalades ut 15.5 och då följdes den förvaltningsstadga som trädde i kraft 19.3.2024 och inte den förvaltningsstadga som fortfarande gällde vid tidpunkten för den aktuella aftonskolan. Arvodena betalas alltså ut i enlighet med den förvaltningsstadga som gäller vid tidpunkten för utbetalningen. Detta hade även kontrollerats med Kommunförbundets jurist och stadens tolkning och ståndpunkt i ärendet har bedömts vara korrekt.

Klaganden hade med anledning av ärendet också inkommit med en skrivelse till revisionsnämnden, och ärendet har också behandlats i det organet. Staden har i enlighet med 24 § i offentlighetslagen tolkat anteckningarna från aftonskolan som icke-offentliga. Arvodena har betalats ut enligt sammanställningen av dessa icke-officiella anteckningar och deltagarlistan. Revisionsnämnden tog i sitt utlåtande inte ställning till om anteckningarna från mötet är offentliga eller inte, men revisionsnämnden gav som anvisning att det ska finnas ett offentligt PM från tillställningen. Förvaltningschefen har sedermera utarbetat ett offentligt PM. PM:et har också skickats till klaganden.

Klaganden har i klagomålsärendet också hänvisat till ett inlägg av stadsstyrelsens ordförande på Facebook, där man uppgav att det kommer att utarbetas ett officiellt PM från tillställningen. Stadens agerande har inte styrts av detta inlägg, utan i detta fall har stadsstyrelsens ordförande agerat som privatperson.

Bilaga ------------ förvaltningsklagan

 Regionförvaltningsverkets begäran om utlåtande

Kompletterande material  Revisionsnämndens utlåtande, utdrag ur protokollet

 Tjänsteinnehavarens bemötande

 PM 20.2.2024

Föredragande Stadsdirektör Tom Simola, tfn 050 558 2270

 fornamn.efternamn@pargas.fi

Beslutsförslag Stadsstyrelsen beslutar att
1) med anledning av den förvaltningsklagan som inkommit till regionförvaltningsverket ge den utredning som framgår av motiveringsdelen ovan och den förklaring som tjänsteinnehavaren lämnat i ärendet
2) för detta ärendes del justera och godkänna protokollet omedelbart vid sammanträdet
3) ge ett befullmäktigande att vid behov komplettera utlåtandet till regionförvaltningsverket inom ramen för tidsfristen senast 1.8.2024.

Beslut Förslaget godkändes.

Beslutet justerades omedelbart.

Delgivning Regionförvaltningsverket

 __________________