Stadsstyrelsen
Protokoll 12.06.2023/Paragraf 175

Stadsstyrelsen 15.05.2023 § 152 

Beredare IT-chef Kai Kalliolevo, tfn 044 358 5934

 Förvaltningschef Hanna-Maria Grandell, tfn 050 473 9910

 fornamn.efternamn@pargas.fi

Bakgrund till ärendet

Kunskapsbaserad ledning, dvs. ledning och beslutsfattande som baserar sig på aktuell och relevant kunskap, främjande av delaktighet, fördomsfri utveckling av nya arbetssätt och en balanserad kommunal ekonomi ställer nya utmaningar för användning och ledning av informationsteknik i Pargas stad.

Det har blivit allt viktigare att minska och eventuellt eliminera cybersäkerhetsriskerna och säkerställa och stärka den informationstekniska kompetens som finns att tillgå också i störnings- och undantagssituationer. Samtidigt har EU:s dataskyddsförordning GDPR och den lag om informationshantering som utarbetats med stöd av den fört med sig många nya krav också för kommunerna när det gäller dataskydd, informationssäkerhet och ärendehantering.

Stadens strategi förutsätter att stadens service- och arbetsprocesser förnyas, de digitala tjänsterna utvecklas och digitaliseringen utnyttjas. För att detta ska kunna ske på bästa möjliga sätt måste informationstekniken i allt högre grad inriktas på att stödja sektorerna och främja digitalisering i utvecklingen av stadens tjänster och verksamhet. Informationstekniken kommer i framtiden att i större utsträckning än i dag vara en möjliggörare - inte en stödfunktion.

Det har identifierats risker i det nuvarande sättet att producera ICT-tjänster i staden. Under de senaste åren har olika hot och attacker mot informationssäkerheten ökat inom kommunsektorn. Också pandemitiden har synliggjort riskerna i synnerhet när det gäller ICT-kompetensen i staden och den ICT-kompetens som finns att tillgå. Att säkerställa tillgången på kompetent personal ses som en utmaning nu och i framtiden.

Situationen efter processen Polku Tieraan

Stadsstyrelsen har redan tidigare fattat ett beslut om processen Polku Tieraan (beslutet som kompletterande material till stadsstyrelsen).

Under hösten 2022 och våren 2023 har Pargas stad efter fasen med processen Polku Tieraan övergått till en förhandlingsfas om de informationstekniska tjänsterna med Tiera Ab.‑ I förhandlingsfasen har man i nära samarbete gått igenom hela den nuvarande servicestrukturen, arbetsstationerna, programvaran och IT-tjänsterna i sin helhet. Hela IT-enhetens personal har varit nära involverad i förhandlingarna och utredningen, och stadens ledningsgrupp har hållits uppdaterad under beredningen. Förvaltningschefen och ekonomichefen har stött IT-chefen i beredningen.

Under den intensiva förhandlingsfasen har kostnaderna för tjänsten utretts, inklusive användartjänster, administration av tjänsterna och server- och nätanvändartjänster för det nuvarande antalet arbetsstationer och användare.

Under förhandlingsfasen har man gått igenom och preciserat ramavtalet, tjänsteavtalet, tjänstebeskrivningarna, de avtal som ska överföras samt avtalet om överlåtelse av rörelse som gäller personalen.

Tjänstebolaget Tiera

Tiera Ab är ett kommunägt tjänstebolag inom informationsteknik och Pargas stad är en av ägarna till bolaget. I och med den s.k. in house-ställningen som ägarskapet i bolaget medför behöver staden inte konkurrensutsätta upphandlingen. Upphandlingen får därmed genomföras som direktupphandling. Det är därmed fråga om samarbete med en anknuten enhet, där den anknutna enheten enligt 15 § 5 mom. i upphandlingslagen ska handla i enlighet med det intresse som ägaren till den har. Vid en dylik upphandling kan upphandlingsavtalet ingås tills vidare, dvs. för en på förhand obestämd tid. En sådan överlåtelse av rörelse möjliggör en oavbruten och även i övrigt störningsfri utveckling av verksamheten.

Konsekvenser för personalen

Fyra av Pargas stads IT-anställda skulle i denna modell övergå till Tiera Ab genom en överlåtelse av rörelse. IT-chefen skulle bli kvar i Pargas stads tjänst.

Ett team av fyra anställda i Pargas stad skulle vid överlåtelse av rörelse övergå som s.k. gamla arbetstagare till Tiera Ab. Under beredningen har man haft ett nära samarbete med stadens personalförvaltning och Tieras personalavdelning.

Enligt denna modell skulle den personal som övergår till Tiera fortsätta sitt arbete i lokaler som ägs av Pargas stad och Tiera skulle eventuellt i framtiden kunna koncentrera fler av sina verksamheter till Pargas, varvid denna plan även skulle ha positiva effekter när det gäller att bevara de nuvarande arbetstillfällena och till och med öka antalet arbetstillfällen inom stadens område.

Samarbetsförfarandet har skötts på behörigt sätt och inom föreskriven tid. Personalens delaktighet och ett gott informationsflöde har säkerställts på ett berömvärt sätt under hela processen.

Lösningar gällande lokaler

Tieras mål i denna modell är att säkerställa lokala tjänster i Pargas och att inrätta ett verksamhetsställe i Pargas. De personer som övergår som gamla arbetstagare till Tiera skulle även i fortsättningen arbeta inom Pargas stads område, antingen i stadshuset eller på någon annan plats med lämpliga lokaler och lämpligt läge. Tieras mål är eventuellt till och med att öka antalet arbetstillfällen i Pargas i framtiden.

Fördelar med ett avtal med Tiera

Inför beslutsfattandet har man sökt en modell där IT-tjänsterna tryggas också i fall av frånvaro, oväntade situationer och risker kring informationssäkerhet. Modellen skulle också garantera skydd vid en eventuell cyberattack. För Pargas stad minskar en eventuell outsourcing personriskerna, ger tillgång till mångsidiga och mer omfattande expertresurser än i dagens läge och innebär ett omfattande samarbetsnätverk som gör det lättare att sköta saker och ting. Utvecklingsmöjligheterna för den personal som överförs är större och mångsidigare än i dag. Tillgången till användarstöd förbättras och kvaliteten på tjänsterna mäts regelbundet.

Avtalets innehåll i korthet

Tiera Ab har erbjudit ett alternativ som omfattar följande tjänster. Närmare uppgifter finns i prisbilagan och i tjänstebeskrivningarna.

-          Tiera outsourcingtjänster

-          Tiera grundläggande AV-stöd

-          Tiera appbutik & företagsportal

-          Tiera O365-stöd/-tjänster

-          Tiera hybrid-infratjänster

-          Tiera datakommunikationstjänster

-          Tiera administration av mobila enheter

-          Tiera administration av lätta enheter

Totalpris

Kostnaderna för fortgående tjänst är 565 453,31 € per år.
Engångskostnaden för transformationsprojektet uppskattas uppgå till 100 000 €.

En prisspecifikation framgår av utkastet till avtal. I det kompletterande materialet beskrivs kostnadsjämförelsen i detalj. Materialet har presenterats i stadsstyrelsens aftonskola.
En detaljerad avtalshelhet med Tiera finns som bilaga till föredragningslistan, den är inte offentlig på grund av att den innehåller bolagets affärshemligheter.

Kommun-/kundreferenser

Tiera Ab har under årens lopp ingått många lyckade avtal med kommuner om outsourcing av tjänster/överlåtelse av rörelse. De tjänsteinnehavare som ansvarar för beredningen i Pargas har på en bred skala tagit del av olika modeller och aktivt kontaktat också kommuner som har genomfört liknande överlåtelser av rörelse.

Överföringsprojekt och tidsplan

Tiera Ab har föreslagit en tidsplan för överföringsprojektet enligt vilken tjänsteproduktionen kan övertas av och överföras till det övertagande bolaget. Överlåtelsen av rörelse skulle uppskattningsvis ske hösten 2023. Också själva projektet för överföring av tjänster kunde inledas hösten 2023.

Beskrivning av Pargas stads ICT i egen regi

Pargas stad producerar för närvarande själv sina ICT-tjänster. Under innevarande år 2023 är personalresurserna inom Pargas ICT-tjänster följande: IT-chef, IT-chefsplanerare, IT-planerare, IT-stödperson 2 personer, alltså sammanlagt 5 personer.

Det kan nämnas att efter att social- och hälsovårdstjänsterna överförts från stadens ansvar från början av 2023 överfördes en IT-expert till Egentliga Finlands välfärdsområde Varha för att underlätta övergången.

ICT-resursen har jämförts med ett antal grannkommuner:
Pemar: 5 personer
Lundo: 4 personer
Reso: 8 personer
Nådendal: 7 personer
S:t Karins: 10 personer

För närvarande ansvarar Pargas stads ICT för följande sakhelheter: planering, underhåll och utveckling av IT-miljö, användarstöd, arbete med övergripande arkitektur, säkerställande av informationssäkerheten, utveckling av kommunikation i datanät, administration av användarrättigheter, konkurrensutsättning, upphandling och underhåll av IT-utrustning och programvara samt sakkunniguppgifter inom IT-projekt.

IT-förvaltningens tjänster produceras både i egen regi och som köpta tjänster. Typiska köpta tjänster är olika slags konsultationer som kräver specialkompetens samt informationssystem som levereras som molntjänster. Alla uppgifter som hänför sig till stödet till slutanvändarna produceras på egen hand, på två språk, på svenska och finska.

Lönekostnaderna inklusive lönebikostnader och köpta tjänster för produktion i egen regi beskrivs i detalj i det kompletterande materialet.

Egen produktion kontra Tieras lösning

De nuvarande resurserna inom ICT är knappa, men i en normal situation där köpta tjänster utnyttjas är de rimliga. Exceptionella situationer, som samtidig frånvaro, plötsliga uppdrag från sektorer eller insatser som kräver samtidig närvaro i yttre skärgården, är utmanande för en liten enhet. Knappa resurser kan medföra utmaningar t.ex. när det gäller vikariat eller backupsystem. Redan då två anställda från IT-enheten är samtidigt frånvarande orsakas fördröjningar och svårigheter att upprätthålla tjänsterna.

ICT-tjänsterna i Pargas stad har visserligen fungerat bra tack vare stadens utmärkta anställda. De anställda med lång kommunal erfarenhet känner väl till stadens organisation och kultur, vilket har setts som en stor fördel. Kunskap om organisationen och dess egenskaper och personal är ett mervärde med tanke på att kunna säkerställa tjänsternas kvalitet.

Att social- och hälsovårdstjänsterna övergick från stadens ansvar underlättade situationen inom ICT så att ansvaret för flera kritiska system föll bort från stadens IT-förvaltning. Å andra sidan är inte arbetsbördan på väg att bli betydligt lättare, eftersom det är fråga om en av de sektorer som utvecklas snabbast och Pargas stad bör aktivt delta i utvecklingen av denna sektor. I och med den nya organisationen ska stadens sektorer utveckla sina verksamheter och processer.

Kommunernas Tiera har ett omfattande nätverk av experter som ger säkerhet vid produktion av IT-tjänster. Dessutom har Kommunernas Tiera mycket erfarenhet av att utveckla IT-tjänsterna och främja digitaliseringen i kommunerna, vilket också skulle vara till stor nytta för Pargas stad. Pargas stad behöver antingen i egen regi eller i samarbete med en extern partner, som t.ex. Kommunernas Tiera, främja utvecklingen av IT-tjänsterna och digitaliseringen.

Kommunernas Tiera Ab:s lösning förefaller i förhållande till nuläget vara fungerande, om man önskar göra en ekonomisk tilläggssatsning i produktionen och utvecklingen av de grundläggande ICT-tjänsterna. Som ett kommunägt in house-bolag har Tiera mycket erfarenhet av liknande outsourcing och modellen förefaller fungera också i en stad av Pargas storlek och i en miljö med en speciell geografi. Språkfrågorna har också beaktats väl i den modell som Tiera erbjuder.

Det är också värt att notera att staden i flera år har haft planer på att satsa på att utveckla digitaliseringen genom att anställa en digital expert eller en liknande personalresurs för uppgiften. Man har avstått från detta av sparskäl, men för att möjliggöra utvecklingsarbetet i Pargas anses detta vara nödvändigt i framtiden. Denna anställning har en kostnadseffekt på ca 70 000 € per år mer jämfört med nuläget. En digital utvecklare behövs oberoende av om IT-förvaltningens tjänster ordnas enligt den nuvarande modellen eller genom att de outsourcas till Tiera.

Genom samarbete med grannkommunerna kan man inte finna en snabb/fungerande lösning på frågan. Outsourcing löser personalriskerna i en liten enhet, men det är ett mer kostsamt alternativ än den nuvarande modellen.

Sammanfattning

Pargas stad ska nu välja det bästa alternativet för att producera IT-tjänsterna och utveckla IT-enheten i framtiden. Vid analysen och valet ska driftssäkerheten, cybersäkerheten, kvaliteten och ändamålsenligheten, utvecklingsmöjligheterna, personalens tillräcklighet samt kostnaderna beaktas.

IT-förvaltningens tjänster kan framöver produceras antingen enligt den nuvarande modellen eller så att de outsourcas till Tiera.

Att producera IT-tjänster i samarbete med Kommunernas Tiera skulle vara ett dyrare alternativ än att fortsätta producera IT-tjänsterna i egen regi. Det kan konstateras att om man vill främja digitaliseringen och utvecklingen av IT-tjänsterna i staden kan man inte undvika kostnadsökningar i något av alternativen.

Enligt § 17 i Pargas stads gällande förvaltningsstadga svarar stadsstyrelsen för hanteringen och övervakningen av avtalen, ger närmare anvisningar om avtalshanteringen och förordnar avtalsansvariga inom sitt verksamhetsområde. Vidare, enligt § 18 i stadens förvaltningsstadga beslutar stadsstyrelsen om ingående av avtal och övriga förbindelser, såvida beslutet inte fattas av någon annan myndighet i staden.

IT-chef Kai Kalliolevo har inbjudits till sammanträdet som sakkunnig under behandlingen av ärendet.

Bilaga Utkast till avtal (ej offentligt, innehåller affärshemligheter)

Kompletterande material Polku Tieraan-beslutsdokument

 Stadsstyrelsens beslut 3.10.2022 § 242

 Material som presenterades i stadsstyrelsens aftonskola

Föredragande Stadsdirektör Patrik Nygrén, tfn 040 511 4383

 fornamn.efternamn@pargas.fi

Beslutsförslag Stadsstyrelsen beslutar att

1) ta del av den lösning som Tiera erbjuder

2) Pargas stad tills vidare producerar IT-tjänsterna i egen regi.

Beslut Under diskussionen föreslog Markku Orell att en utredning ska göras för stadsstyrelsen om stadens IT-tjänster i syfte att utreda de hot som framgår av sammanfattningen i beredningstexten. Markku Orells förslag understöddes av stadsstyrelseledamöterna Jarmo Takatupa, Staffan Åberg, Egon Nordström och Maria Sainio.

Stadsstyrelseordföranden frågade om stadsstyrelsen kan vara enig om detta motförslag. Stadsstyrelsen godkände enhälligt att en utredning ska göras.

IT-stödet Ken Granström avlägsnade sig från sammanträdet för den tid ärendet behandlades; partsjäv, anställd inom IT-förvaltningen.

Stadsstyrelsen beslutade att

1) ta del av den lösning som Tiera erbjuder

2) Pargas stad tills vidare producerar IT-tjänsterna i egen regi

3) en utredning ska göras för stadsstyrelsen om stadens IT-tjänster i syfte att utreda de hot som framgår av sammanfattningen i beredningstexten.

Delgivning Tiera, IT-förvaltningen, ledningsgruppen

 __________________

Stadsstyrelsen 12.06.2023 § 177  

251/00.01.01/2023  

Beredare Förvaltningschef Hanna-Maria Grandell, tfn 050 473 9910

 fornamn.efternamn@pargas.fi

 Vid stadsstyrelsens senaste sammanträde framfördes en begäran om att en utredning ska göras för stadsstyrelsen om stadens IT-tjänster i syfte att utreda de hot som framgick av sammanfattningen i beredningstexten till sammanträdet. IT-chefen har lämnat följande utredning:

"Produktion av IT-tjänster i den nuvarande modellen

Genom stadsstyrelsens beslut beslutades det att Pargas stads IT-tjänster även i fortsättningen ska produceras enligt den nuvarande modellen, dvs. i egen regi, utan outsourcing till Kommunernas Tiera Ab.

IT-enheten har en personalstyrka på fem personer: IT-chef, IT-chefsplanerare, IT-planerare och två IT-stödpersoner. I förhållande till stadens storlek är personalresurserna medelstora jämfört med andra kommuner.

En betydande del av datasystemen produceras med hjälp av den s.k. SaaS-molnmodellen. IT-enheten köper också konsulttjänster på marknaden.

Vårdreformens konsekvenser för IT-förvaltningen

Ansvaret för ett betydande antal kritiska datasystem flyttades bort från stadens IT-enhet från ingången av 2023. Likaså övergick stödet till slutanvändarna, upphandlingarna och andra tjänster inom IT-förvaltningen till välfärdsområdet. IT-enheten i Pargas stad producerar dock på avtalsbasis ännu i begränsad utsträckning tjänster för välfärdsområdet - som det ser ut just nu fram till utgången av 2023.

När social- och hälsovårdens datasystem och användarstöd övergick till välfärdsområdet flyttades en person från stadens IT-enhet till Varha.

Hot och att gardera sig mot dem

De främsta hoten hänför sig till cybersäkerhet, personalens kompetens och tillgång på personal, ökade kostnader och leveranssvårigheter orsakade av olika globala störningar. Staden måste gardera sig mot dessa hot i sin egen verksamhet i samarbete med andra myndigheter och partner.

Driftsäkerhet, kvalitet och ändamålsenlighet

IT-driftsäkerheten är en förutsättning för störningsfri produktion av tjänster i stadens olika verksamheter. Detta har beaktats i IT-enhetens verksamhet bland annat på följande sätt:

- Största delen av datasystemen bygger på den s.k. SaaS-modellen där tjänsteleverantören ansvarar för det tekniska utförandet. På detta sätt har man kunnat säkerställa att datasals- och andra lösningar uppfyller de standarder som krävs inom branschen.

- IT-enheten köper experttjänster för att komplettera sin kompetens och täcka resursbrister.

- Upphandlingarna genomförs huvudsakligen via offentliga sektorns inköpscentraler, som Hansel och Tiera. Detta möjliggör en sakkunnig konkurrensutsättningsprocess, högklassiga produkter och volymfördelar.

Cybersäkerhet

Cybersäkerhetens betydelse accentueras ytterligare när digitaliseringen ökar i den kommunala verksamheten. I Pargas har man garderat sig mot dessa hot bland annat genom följande åtgärder:

- Brandväggarna har förnyats 2023.

- Licensieringen har höjts till en nivå som möjliggör den bästa informationssäkerheten (M365 E5).

- Tvingad multifaktorsautentisering (MFA)

- En lösning för nätverksövervakning (SIEM) används tillsammans med en partner.

- Personalutbildning ordnas i form av webbutbildningar och informationssnuttar.

- IT-chefen rapporterar om läget för informationssäkerheten till stadsdirektören två gånger om året.

- Gruppen för informationssäkerhet och dataskydd kommer att återaktiveras inom ramen för den nya organisationen.

- Staden deltar i den årliga nationella Taisto-övningen där man övar hur man ska gardera sig mot och reagera på cyberhot och samarbeta med myndigheter (Cybersäkerhetscentralen, polisen, dataombudsmannen m.fl.).

Utvecklingsmöjligheter

IT-utvecklingsarbete utförs både med enhetens egna resurser och i samarbete med partnerna. Att utnyttja kommersiella aktörer och kommunala samarbetspartner är en nödvändig förutsättning för att möjliggöra ett ändamålsenligt utvecklingsarbete. Utvecklingsarbetet utgår från sektorernas behov och de allmänna kraven inom branschen.

Den informationshanteringsmodell som håller på att utarbetas kommer för sin del att underlätta utvecklingsarbetet i framtiden och uppfylla en del av kraven i lagen om informationshantering.

Frågan om att anställa en digital utvecklare har diskuterats.

Personalens tillräcklighet

I nuläget är IT-enhetens personalresurser knappa, men tillräckliga. När vi jämför med andra kommuner är vi i samma situation. Det är klart att en liten enhet är känslig för störningar. Detta hot har framgångsrikt kunnat tacklas genom en flexibel användning av köptjänster. Det råder brist på kunnig IT-personal på nationell nivå så konkurrensen är hård. Genom att erbjuda en god arbetsmiljö har man hittills kunnat möta denna utmaning.

Kostnader

En effektiv och informationssäker produktion av IT-tjänster kräver kontinuerligt utvecklingsarbete och därmed också ekonomiska satsningar. Särskilt satsningarna på informationssäkerhet skapar kostnadstryck. Den allmänna kostnadsnivån inom IT-branschen har en starkt uppåtgående trend så situationen är något utmanande. Betydande volymfördelar har kunnat uppnås genom deltagande i gemensamma upphandlingar."

Föredragande Stadsdirektör Patrik Nygrén, tfn 040 511 4383

 fornamn.efternamn@pargas.fi

Beslutsförslag Stadsstyrelsen beslutar godkänna IT-chefens tilläggsutredning om stadens IT-tjänster som presenteras i beredningstexten. I sammanställningen har särskild fokus lagts på risk- och hotfaktorer i det rådande världsläget.

Beslut Förslaget godkändes.

Delgivning Stadens ledningsgrupp, IT-chefen

 __________________