Stadsstyrelsen
Protokoll 13.06.2022/Paragraf 187

Stadsstyrelsen 09.05.2022 § 127 

Beredare Förvaltningschef Hanna-Maria Grandell, tfn 050 473 9910

 fornamn.efternamn@pargas.fi

En omorganisation i Pargas stad har blivit aktuell på grund av social- och hälsovårdsreformen som träder i kraft vid ingången av 2023. En överföring av social- och hälsovårdstjänsterna och räddningstjänsterna till välfärdsområdet 2023 kommer att så gott som halvera stadens organisation. Som en stor omställning kan också nämnas överföringen av ansvaret för arbets- och näringstjänsterna till kommunerna 2024. Stadsfullmäktige har också nyligen godkänt stadens nya strategi som självfallet utgör grunden också för detta utvecklingsarbete.

Stadsstyrelsen har vid sitt sammanträde 17.1.2022 § 17 beslutat att för arbetet utse en arbetsgrupp med uppgift att se över förvaltningsstadgan och organisationen. Arbetsgruppen har hittills träffats fyra gånger och kommit så långt i sitt arbete att man har kunnat välja ut en skissmodell för tjänsteinnehavarorganisationen som ska vidareförädlas/preciseras i takt med att arbetet fortskrider.

Det är värt att notera att stadens uppgifter och ekonomiska verksamhetsförutsättningar kommer att förändras i början av nästa år. Stadens välfärdsuppgift och roll att främja livskraften framhävs, samtidigt som betydelsen av koncernstyrning ökar. Den nya organisationen ska också svara mot de behov som stadens nya, nyligen godkända strategi medför.

Syftet med omorganisationen är att möjliggöra mer kundorienterade tjänster, ett smidigt arbete och en smidig skötsel av ekonomi, förvaltning och personalfrågor. Fokus ligger också på kunskapsbaserad ledning, koncentrering av upphandlingsfrågor, utveckling av kundserviceställen, nära samarbete med tredje sektorn samt satsningar på skärgårdsfrågor. Även stadens kommunikations- och marknadsföringsfrågor, dragnings- och kvarhållningskraft och att få invånarantalet att vända uppåt har lyfts fram kraftigt vid beredningen av omorganisationen, likaså trafikförhållandena med beaktande av skärgårdens särdrag. Det är också värt att notera att det i fortsättningen kommer att behövas tjänsteinnehavare för verksamheter som integration, sysselsättningstjänster samt beredskap och beredskapsplanering.

Organisationsarbetsgruppens syn på den nya tjänsteinnehavarorganisationen baserar sig på tänket "invånaren först". Fokus ligger på att kunna ge invånarna service så smidigt och snabbt som möjligt. Samtidigt har strävan varit att minska antalet sektorer till tre. Orsaken till detta är i synnerhet det faktum att social- och hälsovården med sin stora personalstyrka och budget överförs till välfärdsområdet.

Den föreslagna modellen beaktar att kommunernas livskraft får en större roll och att behovet av koncernstyrning ökar. Modellen gör det också möjligt för staden att växa och att ansvaret för att ordna tjänster koncentreras på ett förnuftigt sätt i organisationen. De politiska grupperna har en enhetlig syn på den modell som ska väljas. Arbetsnamnen för de nya sektorer som ska bildas är just nu: "fostran och bildning", "livskraft och välmående" samt "förvaltning och stödtjänster". Arbetsnamnet för själva modellen är 3 B. Detta förslag från arbetsgruppen som inbegriper en motiveringsdel bifogas som kompletterande material till beredningen.

Som bakgrund till organisationsskissen har det förts breda diskussioner i stadens ledningsgrupp och också de anställda har ombetts att ge synpunkter i frågan per e-post. Personalen har under hela arbetets gång informerats aktivt och interaktivt. Frågan är huvudtema också vid fullmäktigeseminariet 10.5-11.5.2022 på Utö.

I den föreliggande organisationsskissen beskrivs den nya organisationens förtroendeorgan och tjänsteinnehavarorganisation på sektorsnivå. En mer detaljerad struktur ska planeras/beredas under våren 2022. Målet är att organisationsschemat och ledningssystemet kan godkännas 13.6.2022 i stadsstyrelsen och 20.6.2022 i fullmäktige.

Den förtroendevalda organisationen ska överensstämma med tjänsteinnehavarorganisationen. I detta skede är det antingen den traditionella nämndmodellen eller en utskottsmodell som är under diskussion. Organisationsarbetsgruppen har under arbetets gång fått ta del av presentationer av utskottsmodellen i både Sibbo och Kempele. När det gäller den förtroendevalda organisationen fortsätter beredningsarbetet under våren.

Det finns många önskemål och mål för detta utvecklings- och omställningsarbete och det är inte möjligt att uppfylla alla målbilder, utan det krävs alltid kompromisser. Den valda modellen kan även i fortsättningen behöva bearbetas i takt med att uppgifterna, de ekonomiska premisserna och lagstiftningen utvecklas.

I processen har särskild vikt fästs vid informationen till personalen. Lagen om samarbete mellan arbetsgivare och arbetstagare i kommuner förutsätter att sådana förändringar i organiseringen av arbetet som har betydande konsekvenser för personalens ställning behandlas i samarbete mellan arbetsgivaren och personalen. Vittgående ärenden och ärenden som gäller personalen allmänt behandlas av samarbetsorganet.

Omorganisationsarbetet fortsätter som planerat i maj. Stadsstyrelsen fortsätter behandlingen av omorganisationen i maj, och avsikten är att fullmäktige ska kunna besluta om huvudlinjerna för den nya organisationen i maj-juni. Också arbetet med förvaltningsstadgan pågår redan och beredningen av den presenteras vid stadsstyrelsens aftonskola 6.6.2022. Beredningen av förvaltningsstadgan är en process som kräver tid och noggrannhet. Vissa delar kan inkluderas i beredningen först när organisationsstrukturen och ledningssystemet har godkänts. Förvaltningsstadgan tas slutgiltigt upp till godkännande hösten 2022.

Föredragande Stadsdirektör Patrik Nygrén, tfn 040 511 4383

 fornamn.efternamn@pargas.fi

Beslutsförslag Stadsstyrelsen beslutar att

1) konstatera att arbetsgruppen ska som grund för den fortsatta beredningen använda den modell som arbetsgruppen för att se över förvaltningsstadgan och organisationen föreslår, dvs. modell 3 B

2) ta del av lägesöversikten angående omorganisationen enligt stadsdirektörens information

3) ge riktlinjer för den fortsatta beredningen så att nödvändiga beslut i ärendet kan fattas som planerat vid sammanträdena i juni

4) konstatera att beredningen av budgeten och arbetet med förvaltningsstadgan går parallellt med omorganisationen.

Beslut Förslaget godkändes.

 __________________

Stadsstyrelsen 13.06.2022 § 187  

1486/00.01.01/2021  

Beredare Förvaltningschef Hanna-Maria Grandell, tfn 050 473 9910

 fornamn.efternamn@pargas.fi

Sedan ärendet behandlades senast har stadens organisationsmodell för tjänsteinnehavare och organ bearbetats vidare. Arbetsgruppen för att se över förvaltningsstadgan och organisationen har samlats ett flertal gånger och enats om såväl organisationsstrukturen för tjänsteinnehavare som strukturen av de förtroendevalda organen.

Promemoriorna från arbetsgruppens möten finns som kompletterande material till beredningen.

Organen i stadens nya organisation

I stadens förvaltningsstadga fastställs stadsorganisationens grundstruktur, organens och tjänsteinnehavarnas uppgifter och ansvar samt frågor som gäller beslutsfattandet i organisationen. I samband med omorganisationen kommer stadens förvaltningsstadga att revideras utifrån den nya organisationsmodellen så att den överensstämmer med uppgifts- och ansvarsfördelningen mellan stadens olika sektorer i den nya organisationen.

Då stadens lagstadgade uppgifter förändras i och med de nya välfärdsområdena behöver också stadens organisationsstruktur ändras. Omorganisationen syftar till att Pargas stads framtida organisationsstruktur i fortsättningen på bästa möjliga sätt stödjer organiseringen av de uppgifter och verksamheter som staden kommer att ha kvar fr.o.m. 1.1.2023.

Organens uppgifter och ansvar fastställs i stadens förvaltningsstadga. Arbetet med revideringen av förvaltningsstadgan har inletts och den reviderade förvaltningsstadgan överlämnas via stadsstyrelsen till stadsfullmäktige för godkännande hösten 2022. Ärendet presenterades i stadsstyrelsens aftonskola 6.6.2022.

Stadens nya organisation ska utöver stadsfullmäktige bestå av stadsstyrelsen, tekniska nämnden, bygg- och miljönämnden, nämnden för fostran och utbildning (med en svensk- och finskspråkig sektion) samt skärgårdsnämnden. För att testa en modell med utskott inrättas ett livskraftsutskott. Under hösten får vi en klarare bild av om detta organ blir ett beslutande organ eller ett s.k. beredande organ när det gäller ärenden som förs till stadsstyrelsen.

I och med att stadens uppgifter förändras avsevärt har denna omorganisation konsekvenser särskilt för de uppgifter som nämnderna ansvarar för. Största delen av de uppgifter som den nuvarande social- och hälsovårdsnämnden ansvarar för överförs till välfärdsområdet. Av social- och hälsovårdsnämndens uppgifter ansvarar staden efter överföringen för uppgifter som gäller integration, främjande av välfärd och hälsa, förebyggande missbrukarvård och förebyggande av smittsamma sjukdomar. I samband med beredningen av omorganisationen har man också beaktat reformen som gäller organiseringen av sysselsättnings- och näringstjänster och som avses träda i kraft under 2024.

Antalet platser i alla förtroendeorgan samt organens framtida uppgifter och ansvar fastställs i stadens kommande förvaltningsstadga som för närvarande utarbetas.

Organen som ska ingå i stadens organisation:

Stadsfullmäktige

• De uppgifter och ansvar som ankommer på stadsfullmäktige fastställs i stadens förvaltningsstadga.
• Inga betydande ändringar föreslås i de nuvarande uppgifterna eller ansvarsområdena.
• Antalet ledamöter i stadsfullmäktige är X.

• De uppgifter och ansvar som ankommer på stadsstyrelsen fastställs i stadens förvaltningsstadga. 
• Antalet ledamöter i stadsstyrelsen är X.

• De uppgifter och ansvar som ankommer på livskraftsutskottet fastställs i stadens förvaltningsstadga. 
• Antalet ledamöter i utskottet är X.

Skärgårdsnämnden

• Närmare uppgifter och ansvar fastställs i stadens kommande förvaltningsstadga.
• Antalet ledamöter i skärgårdsnämnden är X.

Tekniska nämnden

• Närmare uppgifter och ansvar fastställs i stadens kommande förvaltningsstadga.
• Antalet ledamöter i tekniska nämnden är X.

Bygg- och miljönämnden

• Närmare uppgifter och ansvar fastställs i stadens kommande förvaltningsstadga.
• Antalet ledamöter i bygg- och miljönämnden är X.

Nämnden för fostran och utbildning

• Närmare uppgifter och ansvar fastställs i stadens kommande förvaltningsstadga.
• Antalet ledamöter i nämnden för fostran och utbildning är X.
• Två sektioner
  • Svenskspråkig sektion
    • Närmare uppgifter och ansvar fastställs i stadens förvaltningsstadga.
    • Antalet ledamöter i den svenskspråkiga sektionen är X.
  • Finskspråkig sektion
    • Närmare uppgifter och ansvar fastställs i stadens förvaltningsstadga.
    • Antalet ledamöter i den finskspråkiga sektionen är X.

Revisionsnämnden

• De uppgifter och ansvar som ankommer på revisionsnämnden fastställs i stadens förvaltningsstadga.
• Inga ändringar i uppgifterna eller ansvarsområdena.
• Antalet ledamöter är X.

• De uppgifter och ansvar som ankommer på centralvalnämnden fastställs i stadens förvaltningsstadga.
• Inga ändringar i uppgifterna eller ansvarsområdena.
• Antalet ledamöter är X.

 Påverkansorganen

   Ungdomsfullmäktige

   Äldrerådet och rådet för personer med funktionsnedsättning

Utgångspunkten för det förslag som tagits fram av den arbetsgrupp som tillsatts av stadsstyrelsen är att genomföra de ändringar som gäller den nuvarande tjänsteinnehavarorganisationen till den del som den nationella reformen av social- och hälsovårdstjänster förutsätter. I samband med beredningen har man också bedömt hur den nuvarande tjänsteinnehavarorganisationen fungerar och utifrån det föreslås relativt stora förändringar jämfört med nuläget.

Den föreslagna nya tjänsteinnehavarorganisationen ingår i bilaga 1 till beredningen.

Omorganisationens konsekvenser för personalen och ekonomin

Ansvaret för att ordna social- och hälsovårdstjänster i Pargas överförs från ingången av 2023 till Egentliga Finlands välfärdsområde. I samband med detta överförs 378 ordinarie anställda av stadens nuvarande anställda till välfärdsområdet. Efter överföringen kommer stadens personalstyrka att vara cirka 493 ordinarie anställda.

I samband med att social- och hälsovårdstjänsterna överförs till välfärdsområdet sker det också stora förändringar i driftkostnaderna, skatteinkomsterna och statsandelarna. När det gäller dessa fortsätter förberedelserna under hösten 2022.

Genomförande av omorganisationen

Den nationella reformen som gäller ordnandet av social- och hälsovårdstjänster träder i kraft vid ingången av januari 2023. Efter detta överförs de social- och hälsovårdstjänster som kommunerna ansvarar för till välfärdsområdena i enlighet med den nya lagen. I och med ansvaret för att ordna tjänsterna kommer hela personalen inom social- och hälsovården att övergå till välfärdsområdets organisation senast vid ingången av 2023.

Det är motiverat att genomföra den omorganisation som gäller stadens tjänsteinnehavare under 2022 så att den kan träda i kraft vid ingången av 2023. Omorganisationen förutsätter också att en ändring av stadens förvaltningsstadga genomförs och godkänns ännu under innevarande år.

Det är förnuftigt att genomföra omorganisationen av stadens organ i samma takt som tjänsteinnehavarorganisationen omorganiseras. Det är bra att genomföra de förändringar som föreslås i stadens nämndstruktur fr.o.m. 1.1.2023.

Samarbetsförfaranden som behövs för att utforma tjänsteinnehavarsidan har redan inletts. De tjänster som behövs i och med den nya organisationen inrättas i sinom tid genom stadsstyrelsens beslut. Samtidigt behandlas eventuella indragningar av tjänster. Hela paketet som gäller ledningssystemet kommer att tas upp till beslut i början av hösten 2022. I samband med detta avgörs också förfarandet med besättning av tjänster, dvs. om tjänster besätts internt eller ledigförklaras externt.

Föredragande Stadsdirektör Patrik Nygrén, tfn 040 511 4383

 fornamn.efternamn@pargas.fi

Beslutsförslag Stadsstyrelsen beslutar att föreslå för fullmäktige att

1) Pargas stads förtroendevalda organisation ändras fr.o.m. 1.1.2023 enligt bilaga 1

2) Pargas stads tjänsteinnehavarorganisation ändras fr.o.m. 1.1.2023 enligt bilaga 1.

Stadsstyrelsen beslutar vidare att

1) ledningssystemet för tjänsteinnehavarorganisationen i Pargas stad förs till beslut separat i början av hösten 2022

2) stadens förvaltningsstadga bereds utifrån denna paragraf och överlämnas till fullmäktige för godkännande hösten 2022

3) de nödvändiga samarbetsförfarandena genomförs senast hösten 2022 och eventuella nya tjänster som hänför sig till beredningen av ärendet inrättas (eller dras in) under hösten 2022

4) protokollet för detta ärendes del justeras vid sammanträdet.

Beslut Förslaget godkändes.

Protokollet justerades för detta ärendes del vid sammanträdet.

 __________________