Stadsstyrelsen
Protokoll 09.05.2022/Paragraf 127

Stadsstyrelsen 09.05.2022 § 127  

1486/00.01.01/2021  

Beredare Förvaltningschef Hanna-Maria Grandell, tfn 050 473 9910

 fornamn.efternamn@pargas.fi

En omorganisation i Pargas stad har blivit aktuell på grund av social- och hälsovårdsreformen som träder i kraft vid ingången av 2023. En överföring av social- och hälsovårdstjänsterna och räddningstjänsterna till välfärdsområdet 2023 kommer att så gott som halvera stadens organisation. Som en stor omställning kan också nämnas överföringen av ansvaret för arbets- och näringstjänsterna till kommunerna 2024. Stadsfullmäktige har också nyligen godkänt stadens nya strategi som självfallet utgör grunden också för detta utvecklingsarbete.

Stadsstyrelsen har vid sitt sammanträde 17.1.2022 § 17 beslutat att för arbetet utse en arbetsgrupp med uppgift att se över förvaltningsstadgan och organisationen. Arbetsgruppen har hittills träffats fyra gånger och kommit så långt i sitt arbete att man har kunnat välja ut en skissmodell för tjänsteinnehavarorganisationen som ska vidareförädlas/preciseras i takt med att arbetet fortskrider.

Det är värt att notera att stadens uppgifter och ekonomiska verksamhetsförutsättningar kommer att förändras i början av nästa år. Stadens välfärdsuppgift och roll att främja livskraften framhävs, samtidigt som betydelsen av koncernstyrning ökar. Den nya organisationen ska också svara mot de behov som stadens nya, nyligen godkända strategi medför.

Syftet med omorganisationen är att möjliggöra mer kundorienterade tjänster, ett smidigt arbete och en smidig skötsel av ekonomi, förvaltning och personalfrågor. Fokus ligger också på kunskapsbaserad ledning, koncentrering av upphandlingsfrågor, utveckling av kundserviceställen, nära samarbete med tredje sektorn samt satsningar på skärgårdsfrågor. Även stadens kommunikations- och marknadsföringsfrågor, dragnings- och kvarhållningskraft och att få invånarantalet att vända uppåt har lyfts fram kraftigt vid beredningen av omorganisationen, likaså trafikförhållandena med beaktande av skärgårdens särdrag. Det är också värt att notera att det i fortsättningen kommer att behövas tjänsteinnehavare för verksamheter som integration, sysselsättningstjänster samt beredskap och beredskapsplanering.

Organisationsarbetsgruppens syn på den nya tjänsteinnehavarorganisationen baserar sig på tänket "invånaren först". Fokus ligger på att kunna ge invånarna service så smidigt och snabbt som möjligt. Samtidigt har strävan varit att minska antalet sektorer till tre. Orsaken till detta är i synnerhet det faktum att social- och hälsovården med sin stora personalstyrka och budget överförs till välfärdsområdet.

Den föreslagna modellen beaktar att kommunernas livskraft får en större roll och att behovet av koncernstyrning ökar. Modellen gör det också möjligt för staden att växa och att ansvaret för att ordna tjänster koncentreras på ett förnuftigt sätt i organisationen. De politiska grupperna har en enhetlig syn på den modell som ska väljas. Arbetsnamnen för de nya sektorer som ska bildas är just nu: "fostran och bildning", "livskraft och välmående" samt "förvaltning och stödtjänster". Arbetsnamnet för själva modellen är 3 B. Detta förslag från arbetsgruppen som inbegriper en motiveringsdel bifogas som kompletterande material till beredningen.

Som bakgrund till organisationsskissen har det förts breda diskussioner i stadens ledningsgrupp och också de anställda har ombetts att ge synpunkter i frågan per e-post. Personalen har under hela arbetets gång informerats aktivt och interaktivt. Frågan är huvudtema också vid fullmäktigeseminariet 10.5-11.5.2022 på Utö.

I den föreliggande organisationsskissen beskrivs den nya organisationens förtroendeorgan och tjänsteinnehavarorganisation på sektorsnivå. En mer detaljerad struktur ska planeras/beredas under våren 2022. Målet är att organisationsschemat och ledningssystemet kan godkännas 13.6.2022 i stadsstyrelsen och 20.6.2022 i fullmäktige.

Den förtroendevalda organisationen ska överensstämma med tjänsteinnehavarorganisationen. I detta skede är det antingen den traditionella nämndmodellen eller en utskottsmodell som är under diskussion. Organisationsarbetsgruppen har under arbetets gång fått ta del av presentationer av utskottsmodellen i både Sibbo och Kempele. När det gäller den förtroendevalda organisationen fortsätter beredningsarbetet under våren.

Det finns många önskemål och mål för detta utvecklings- och omställningsarbete och det är inte möjligt att uppfylla alla målbilder, utan det krävs alltid kompromisser. Den valda modellen kan även i fortsättningen behöva bearbetas i takt med att uppgifterna, de ekonomiska premisserna och lagstiftningen utvecklas.

I processen har särskild vikt fästs vid informationen till personalen. Lagen om samarbete mellan arbetsgivare och arbetstagare i kommuner förutsätter att sådana förändringar i organiseringen av arbetet som har betydande konsekvenser för personalens ställning behandlas i samarbete mellan arbetsgivaren och personalen. Vittgående ärenden och ärenden som gäller personalen allmänt behandlas av samarbetsorganet.

Omorganisationsarbetet fortsätter som planerat i maj. Stadsstyrelsen fortsätter behandlingen av omorganisationen i maj, och avsikten är att fullmäktige ska kunna besluta om huvudlinjerna för den nya organisationen i maj-juni. Också arbetet med förvaltningsstadgan pågår redan och beredningen av den presenteras vid stadsstyrelsens aftonskola 6.6.2022. Beredningen av förvaltningsstadgan är en process som kräver tid och noggrannhet. Vissa delar kan inkluderas i beredningen först när organisationsstrukturen och ledningssystemet har godkänts. Förvaltningsstadgan tas slutgiltigt upp till godkännande hösten 2022.

Föredragande Stadsdirektör Patrik Nygrén, tfn 040 511 4383

 fornamn.efternamn@pargas.fi

Beslutsförslag Stadsstyrelsen beslutar att

1) konstatera att arbetsgruppen ska som grund för den fortsatta beredningen använda den modell som arbetsgruppen för att se över förvaltningsstadgan och organisationen föreslår, dvs. modell 3 B

2) ta del av lägesöversikten angående omorganisationen enligt stadsdirektörens information

3) ge riktlinjer för den fortsatta beredningen så att nödvändiga beslut i ärendet kan fattas som planerat vid sammanträdena i juni

4) konstatera att beredningen av budgeten och arbetet med förvaltningsstadgan går parallellt med omorganisationen.

Beslut Förslaget godkändes.

 __________________