Stadsstyrelsen
Föredragningslista 01.06.2026/Ärendenr. 127

Stadsstyrelsen 01.06.2026    

398/02.08.00/2026  

Beredare HR-chef Walter Orne, tfn 040 513 5008

 fornamn.efternamn@pargas.fi

En begäran om omprövning har inkommit gällande ekonomi- och förvaltningsdirektörens beslut 13.5.2026 § 10/2026 avseende upphandling av Aimoa SaaS-tjänsten från Eduix Oy.

I begäran om omprövning har frågor och synpunkter framförts bland annat gällande

• nuvarande system och arbetssätt,

• integrationskostnader,

• marknadsundersökningen,

• jämförelse med andra systemleverantörer,

• upphandlingsförfarandet samt

• krav på ny konkurrensutsättning.

Pargas stad konstaterar följande:

Nuvarande hantering av förtroendevaldas ansökningar, ersättningar och bindningsanmälningar sker huvudsakligen manuellt. Detta medför långsamma processer, ineffektiv administration samt risker för fel i handläggning och informationshantering. Ett centralt syfte med upphandlingen är att minska manuellt arbete och förbättra processernas tillförlitlighet och effektivitet.

I det tidigare beslutet 13.5.2026 § 10/2026 konstateras att separat avtal ingås efter att beslutet vunnit laga kraft. Något ikraftvarande avtal finns således inte i nuläget. Målsättningen är att tjänsten tas i bruk från augusti 2026.

I beslutet har integrationsmöjligheter till Populus och Suomi.fi beaktats som en del av den planerade helhetslösningen. Den uppskattade integrationskostnaden grundar sig på den offert samt de uppgifter som erhållits i samband med beredningen av ärendet.

Bedömning av eventuell användning av optionsåret görs senare under avtalsperioden, preliminärt under åren 2027–2028, utifrån verksamhetens behov och erfarenheter av tjänsten.

I beslutet finns kontaktuppgifter till ansvarig tjänsteinnehavare samt uppgifter om delgivning och kontaktkanaler.

Den uppskattade implementeringskostnaden om 7 900 euro (moms 0 %) grundar sig på den offert samt de uppgifter som funnits tillgängliga vid beredningen av ärendet.

Offert har begärts av Eduix Oy utifrån det behov som identifierats inom stadens verksamhet.

Koncernadministrationens enhet har ansvarat för den genomförda marknadskartläggningen. I kartläggningen identifierades inte andra aktörer som erbjuder en motsvarande färdig och samlad helhetslösning för hantering av förtroendevaldas ersättningar, ansökningar, bindningsanmälningar, registerhantering och integrationer inom samma tjänst på motsvarande sätt som Aimoa SaaS-tjänsten.

I begäran om omprövning hänvisas till flera andra systemlösningar, såsom Tiera Palse, Dynasty och M2, samt olika e-tjänsteplattformar.

Pargas stad konstaterar att dessa system huvudsakligen är allmänna ärendehanterings-, ekonomi- eller e-tjänstlösningar som kräver separata moduler, anpassningar eller kompletterande system för att uppnå motsvarande funktionalitet som Aimoa erbjuder som färdig helhetslösning.

Den genomförda marknadskartläggningen visade inte att det på marknaden finns flera direkt jämförbara, produktifierade och färdiga SaaS-tjänster som i en och samma tjänst hanterar

• förtroendevaldas bindningsanmälningar,

• ansökningar om förlorad arbetsförtjänst,

• kostnadsersättningar,

• register över förtroendevalda och organmedlemskap,

• stark autentisering via Suomi.fi,

• integrationsmöjligheter till löneadministration samt

• publicering av uppgifter till webbplats.

De system som nämns i begäran om omprövning bedömdes därför inte vara direkt jämförbara med den aktuella helhetslösningen.

Upphandlingens uppskattade värde understiger det nationella tröskelvärdet för offentlig upphandling. Förfarandet har därför genomförts som småupphandling.

Staden bedömer att tillräcklig marknadskartläggning genomförts och att beslutet inte strider mot principerna om likabehandling, proportionalitet eller ändamålsenlighet i likhet med upphandlingslagstiftningen. Det har inte framkommit sådana nya omständigheter som skulle ge anledning att upphäva beslutet eller genomföra en ny upphandling.

Bilaga Ekonomi- och förvaltningsdirektörens beslut 13.5.2026 § 10/2026

 Begäran om omprövning 22.5.2026 (publiceras inte)

Föredragande Stadsdirektör Tom Simola, tfn 050 558 2270

 fornamn.efternamn@pargas.fi

Beslutsförslag 

Beslut 

Delgivning Den som begärt omprövning

 _________________