Stadsstyrelsen
Protokoll 14.12.2023/Paragraf 378

Stadsstyrelsen 14.12.2023 § 378  

1517/02.08.00/2022  

Beredare Förvaltningschef Hanna-Maria Grandell, tfn 050 473 9910
Ekonomichef Petra Palmroos, tfn 040 839 7170

 fornamn.efternamn@pargas.fi

 Bakgrund till upphandlingsbeslutet

 Förberedelserna av konkurrensutsättningen av företagshälsovården inleddes i Pargas stad hösten 2022.

De som förberett konkurrensutsättningen både inom upphandlingstjänster och hr-tjänster har kartlagt möjligheterna till konkurrensutsättning och i höstas 2022 fattades ett beslut om att delta i Hansel Ab:s dynamiska upphandlingssystem för företagshälsovård (DPS) genom intern konkurrensutsättning. Inga anbud inkom.

Innehållet i företagshälsovårdstjänsterna har behandlats i stadens ledningsgrupp under förberedelserna.

 Pargas stads företagshälsovård har under 2023 levererats av bolaget Mehiläinen. Avtalet har sagts upp så att det upphör att gälla 31.12.2023. Det nuvarande avtalet representerar en s.k. lagstadgad miniminivå som inte har upplevts vara tillräcklig i framtiden med tanke på personalens välbefinnande i arbetet, hanteringen av sjukfrånvaro och stadens image som attraktiv arbetsgivare och arbetsplats där personalen vill stanna kvar.

 Företagshälsovården hör inte till de tjänster som Egentliga Finlands välfärdsområde producerar för andra än sin egen personal. Arbetsgivaren ska ordna lagstadgad förebyggande företagshälsovård (lagen om företagshälsovård 1383/2001). Det är frivilligt för arbetsgivaren att ordna sjukvård.

 Samarbete är en viktig del av ordnandet av företagshälsovårdstjänsterna (8 § i lagen om företagshälsovård, 4 § i samarbetslagen 447/2007). När arbetsgivaren planerar att ordna företagshälsovård för personalen, ska arbetsgivaren samarbeta med arbetstagarna eller deras företrädare. Arbetsgivaren beslutar om hur företagshälsovården ska ordnas, men vid planeringen och utvärderingen av verksamheten är det viktigt med samarbete. Samarbetsorganet har under 2023 informerats om de pågående förberedelserna. Frågan har behandlats flera gånger också i stadens ledningsgrupp och stadsstyrelsen har hållits informerad om hur förberedelserna fortskrider. Man har också förberett sig på ändringen vid budgetberedningen 2024. Det är nu möjligt att köpa in företagshälsovårdstjänster i större omfattning än i det nuvarande avtalet när det gäller sjukvårdstjänsterna.

 Konkurrensutsättning av upphandlingen

 Konkurrensutsättningen av företagshälsovården i Pargas stad har förberetts hösten 2023 så att en ny producent av företagshälsovård kan inleda sin verksamhet 1.1.2024. I förberedelserna av upphandlingen har deltagit personalchefen, förvaltningschefen, ekonomichefen och stadens upphandlingsteam.

 Upphandlingsförfarande

Pargas stad har publicerat en upphandlingsannons om företagshälsovårdstjänster som överstiger EU-tröskelvärdet i annonskanalen för offentliga tjänster på Hilma.fi-portalen 18.10.2023.

Förfrågningsunderlaget publicerades på Tarjouspalvelu.fi-leverantörsportalen och anbuden skulle också skickas via Tarjouspalvelu.fi-leverantörsportalen.

Inom tidsfristen 22.11.2023 kl. 12.00 lämnade följande anbudsgivare in sina anbud:

Pihlajalinna Terveys Oy
 

Inga försenade anbud inkom.

Jämförelse av anbuden

Kriteriet som avgjorde upphandlingen var det lägsta priset.

Staden förbinder sig inte till ett fast antal anställda och kunder under avtalsperioden.

Avtalet undertecknas först när väntetiden har löpt ut. Avtalet blir bindande för staden först efter att det har undertecknats av båda parter.

Ekonomiska effekter

Den vinnande anbudsgivarens ordinarie pris är 405 441,20 €/år och under hela avtalsperioden 1.1.2024–31.12.2027 totalt 1 216 323,60 € baserat på de uppskattade årliga volymerna för företagshälsovård som staden uppgett i sin anbudsförfrågan.

Staden har därtill förbehållit sig möjligheten att förlänga avtalet med två (2) optionsperioder på ett (1) år.
 

Motivering till beslutet

 Beslutet grundar sig på § 181 i stadens förvaltningsstadga och stadens anvisningar för inköp och upphandling. Därutöver grundar sig beslutet på § 18 punkt 4 i stadens förvaltningsstadga. Det är fråga om ett stort principbeslut som berör hela personalen, och då är det motiverat att beslutet fattas av stadsstyrelsen.

 Lämplighetskraven har kontrollerats och Pihlajalinna Terveys Oy uppfyller kraven.

Pihlajalinna Terveys Oy har lämnat det billigaste anbudet och uppfyller alla krav som ställts i upphandlingen.

Kompletterande material Anbudsförfrågan (offentlig)

 Pihlajalinnas anbud (ej offentligt, innehåller affärshemligheter)

Föredragande Tf. stadsdirektör Hanna-Maria Grandell, tfn 050 473 9910

 fornamn.efternamn@pargas.fi

Beslutsförslag Stadsstyrelsen beslutar att

1) välja Pihlajalinna till avtalspartner för företagshälsovårdstjänsterna för tiden 1.1.2024–31.12.2027 i enlighet med bifogat anbud. Den vinnande anbudsgivarens ordinarie pris är 405 441,20 €/år och under hela avtalsperioden 1.1.2024–31.12.2027 totalt 1 216 323,60 € baserat på de uppskattade årliga volymerna för företagshälsovård som staden uppgett i sin anbudsförfrågan.

2) konstatera att staden har förbehållit sig möjligheten att förlänga avtalet med två (2) optionsperioder på ett (1) år

3) befullmäktiga stadsdirektören att ingå avtal om tjänsterna. Avtalet blir bindande efter tiden för sökande av ändring när båda parterna har godkänt och undertecknat det skriftliga avtalet.

Beslut Förslaget godkändes.

Beslutet justerades omedelbart vid sammanträdet.

Delgivning Ekonomiförvaltningen, Palmroos, Mannström, ledningsgruppen, Pihlajalinna

 __________________