Stadsstyrelsen
Protokoll 03.10.2022/Paragraf 242

Stadsstyrelsen 03.10.2022 § 242  

1254/07.00.01/2022  

Beredare Förvaltningschef Hanna-Maria Grandell, tfn 050 473 9910

 fornamn.efternamn@pargas.fi

Som ett led i den omorganisation som träder i kraft i Pargas stad från början av 2023 har det förts diskussioner om hur stadens IT-tjänster ska produceras i framtiden. Möjligheten att helt eller delvis lägga ut tjänsterna till en extern aktör har dryftats. I synnerhet har utvecklingen av digitaliseringen, det informationsbaserade ledarskapet samt utmaningarna med att utnyttja, leda och utveckla informationstekniken stått i centrum.

Det har blivit allt viktigare att minska och eventuellt eliminera cybersäkerhetsriskerna och säkerställa och stärka den informationstekniska kompetens som står till förfogande också i störnings- och undantagssituationer. EU:s dataskyddsförordning GDPR och den lag om informationshantering som utarbetats med stöd av den har fört med sig många nya krav också för kommunerna när det gäller dataskydd, informationssäkerhet och ärendehantering. Dessutom är stadens organisation mycket tunn då en person flyttades till välfärdsområdet och staden i fortsättningen har fem anställda i stället för de tidigare sex.

Stadens nya strategi förutsätter att stadens service- och arbetsprocesser förnyas, de digitala tjänsterna utvecklas och digitaliseringen utnyttjas. För att detta ska kunna ske på bästa möjliga sätt måste stadens egen IT-verksamhet i allt högre grad övergå till att stödja sektorerna och främja digitalisering i utvecklingen av stadens tjänster och verksamhet. Informationstekniken kommer i framtiden att vara en möjliggörare och inte bara en stödfunktion.

Kommunernas Tiera Ab (Tiera) är i dag den ledande IT-partnern för kommunerna i vårt land. Tiera är ett icke-vinstdrivande samhälleligt företag som ägs av över 330 kommunala aktörer. Bolagets ägare är kommuner, samkommuner och bolag som ägs av kommuner. Pargas stad är en ägare av Tiera. Tiera tillhandahåller sina tjänster endast till sina ägare.

Under hösten har staden tillsammans med Tiera utrett ett eventuellt partnerskapskoncept. Avsikten har varit att gå igenom nuläget, utmaningarna samt utvecklingsbehoven och -målen när det gäller tjänsteproduktion inom IT, dataadministration och digitalisering.

Staden har analyserat sina mål för ett partnerskap med Tiera. Fokus ligger på att bättre kunna hantera de risker som är förknippade med ekonomin, de IT-anställda och deras kompetens samt kompetensen och informationssäkerheten samt kontinuiteten i de tjänster som staden producerar. Målet är också att förbättra kostnadseffektiviteten såväl i hela stadens verksamhet som i IT-verksamheten; för att digitaliseringen ska kunna samordnas och förankras på ett sätt som stödjer sektorerna behövs det absolut mer resurser än i dag.

Det är ytterst viktigt att allt mer ta hänsyn till kundorienteringen när stadens tjänster utvecklas. Vi behöver nya IT-lösningar och stöd för IT-personalen, liksom även bra och jämn service samt lösningsfokuserade IT-tjänster också i olika undantagssituationer. Vi vill säkerställa att tjänsterna kan produceras under eventuella sjukfrånvaron, tjänstledigheter och semestrar och i oväntade situationer. Dessutom är det i vårt intresse att utveckla och säkerställa personalens kompetens nu och i framtiden.

Arbetet med att utreda partnerskapskonceptet Polku Tieraan inleddes i höst. På hösten hölls en workshop för ledningen och sedan dess har frågan behandlats i flera workshoppar. Frågan har också presenterats i stadens ledningsgrupp och vid ett fullmäktigeseminarium. De IT-anställda i staden har informerats separat om processen. Frågan kommer också att behandlas i stadens samarbetskommitté.

Nästa fas i partnerskapskonceptet är avtalsförhandlingarna. Stadsstyrelsen ska nu besluta om staden ska inleda förhandlingar om ett partnerskapsavtal med Tiera eller inte.

I avtalsförhandlingarna preciseras resultaten av utredningen och utarbetas bl.a. en ansvarsmatris, en kundspecifik lösningsbeskrivning samt underlag för ram-, service- och projektavtal. Avtalsförhandlingarna pågår i cirka två månader. I förhandlingarna tas fram ett partnerskapsavtal med nämnda detaljer.

Förhandlingarna förpliktar ännu inte Pargas stad och medför inga kostnader för staden. Förhandlingarna innebär inga risker för staden. Staden avgör efter förhandlingarna om den ingår ett partnerskapsavtal med Tiera eller om det hela förfaller.

Personalen vid IT-enheten har regelbundet informerats om den pågående utredningen vid arbetsplatsmötena och, om det hela går vidare, kommer särskilda informationsmöten och personalmöten att ordnas i frågan.

Som kompletterande material finns en redogörelse för partnerskapskonceptet Polku Tieraan för dem som deltar i stadsstyrelsens sammanträde. Enligt Tiera innehåller den affärshemligheter. Affärshemligheter är sekretessbelagda.

Kompletterande material Konceptet Polku Tieraan - sekretessbelagt på grund av affärshemligheter

Föredragande Stadsdirektör Patrik Nygrén, tfn 040 511 4383

 fornamn.efternamn@pargas.fi

Beslutsförslag Stadsstyrelsen beslutar att

1) ta del av redogörelsen för konceptet Polku Tieraan

2) staden ska övergå till en förhandlingsfas med Tiera

3) förutsätta att ärendet tas upp för slutligt beslut ännu under innevarande år.

Beslut Förslaget godkändes.

IT-chef Kai Kalliolevo och förvaltningschef Hanna-Maria Grandell närvarade som sakkunniga vid sammanträdet under behandlingen av detta ärende.

Delgivning IT-chefen, förvaltningschefen, ekonomichefen, ledningsgruppen, Kommunernas Tiera

 __________________