Stadsstyrelsen
Protokoll 22.08.2022/Paragraf 198

Stadsstyrelsen 22.08.2022 § 198  

138/07.00.00/2022  

Beredare  Förvaltningschef Hanna-Maria Grandell, tfn 050 473 9910

 Kommunikatör Linda Baarman, tfn 040 680 1851

fornamn.efternamn@pargas.fi

Våra kommuner och städer har i en allt snabbare takt ställts inför mycket olika kriser. Coronaepidemin, vattenkriserna, imagekriserna och följderna av kriget i Ukraina har satt kommunikationen i kommunerna i akuta och oförutsedda situationer. I en krissituation ökar invånarnas, personalens och intressentgruppernas behov av information snabbt. Samtidigt utgör obekräftad information och de sociala mediernas snabbhet utmaningar för all information. Det ställs stora förväntningar på effektiv ledning och kommunikation, som inte kan uppfyllas utan framförhållning, beredskap och övning. I kris- och störningssituationer måste man ofta göra saker snabbt och därför är det nödvändigt att alla som sköter en krissituation har klart för sig vilka de olika aktörernas centrala ansvarsområden, skyldigheter och tillvägagångssätt i staden är.

En förutsättning för en fungerande kriskommunikation är att stadens vanliga kommunikation fungerar och sker i nära kontakt med ledningen. I krissituationer sköts kommunikationen genom att intensifiera beprövade och tillförlitliga kommunikationsprocesser.

En grundläggande princip för kommunikationen i Pargas stad är öppenhet. Kommunikationen ska vara absolut tillförlitlig och sanningsenlig och den ska vara snabbare och intensivare och ha mer framförhållning än normalt. Orsakerna till och följderna av det som skett ska kunna meddelas öppet, och kommunikationen ska vara kontinuerlig så fort säker information om det inträffade finns att tillgå.

Målet för ledning och kommunikation i kriser och störningssituationer är att trygga stadsbornas säkerhet, hälsa och välbefinnande, hantera situationen på ett kontrollerat sätt, förhindra ytterligare skador, skingra onödig oro, informera om ersättande tjänster och motverka spridning av felaktig information. Öppen och snabb kommunikation ökar invånarnas förtroende för stadens handlingsförmåga också i exceptionella situationer.

En princip för myndigheternas arbetsfördelning i krissituationer är att man i så stor utsträckning som möjligt följer en normal arbetsfördelning. Plötsliga störningssituationer och situationer som utvecklas under en längre tid kräver olika angreppssätt också i kommunikationen.

Pargas stads kriskommunikationsplan är ohjälpligt föråldrad och i och med den nya organisationen har man fäst uppmärksamhet vid detta. Stadens ledningsgrupp har en viktig roll i planeringen av kriskommunikationen.

Som föregripande åtgärder i anslutning till kriskommunikation har staden bland annat förnyat sina Virvetelefoner, börjat aktivt använda Twitter och beslutat att framöver regelbundet delta i kriskommunikationsövningar. Avsikten är att den kriskommunikationsplan som nu ska godkännas ska tas i bruk redan under Aurora 22-övningen på hösten.

Kommunikatör Linda Baarman redogör för ärendet vid sammanträdet.

Bilaga Kriskommunikationsplan för Pargas stad

Föredragande Stadsdirektör Patrik Nygrén, tfn 040 511 4383

 fornamn.efternamn@pargas.fi

Beslutsförslag Stadsstyrelsen beslutar att
1) godkänna den bifogade kriskommunikationsplanen för Pargas stad
2) överlämna kriskommunikationsplanen till stadsfullmäktige för kännedom.

Beslut Förslaget godkändes.

Kommunikatör Linda Baarman närvarade som sakkunnig vid sammanträdet under behandlingen av detta ärende.

Delgivning Ledningsgruppen, förmännen i staden, intranätet

 __________________