Stadsfullmäktige
Protokoll 25.04.2022/Paragraf 39

275/07.00.00/2021

Stadsfullmäktige 16.03.2021 § 23

Beslut Stadsfullmäktige antecknade följande motion för kännedom:

"För närvarande finns sammanträdesprotokollen tillgängliga på webben i två år. Detta är en alltför kort tid, eftersom till exempel motionerna inte alltid blir behandlade inom utsatt tid. De förtroendevaldas och till exempel mediernas arbete försvåras då protokollen måste beställas separat. Det är nödvändigt att protokollen finns utlagda en längre tid.

Dessutom är det nödvändigt att skapa en tjänst där motionerna finns utlagda på samma sätt som Vasa stad har så att det är lätt att följa var i processen motionerna befinner sig.

https://www.vaasa.fi/sv/info-om-vasa-och-regionen/vasa-stad-organisation-och-beslutsfattande/beslutsfattande/beslutsfattare-och-beredare/stadsfullmaktige/fullmaktigemotioner/fullmaktigemotioner-2020/

 Förslag: Sammanträdesprotokollen hålls tillgängliga på stadens webbplats i sex år. En tjänst som möjliggör uppföljning av motionerna skapas på stadens webbplats."

 __________________

Stadsstyrelsen 28.03.2022 § 91 

Beredare Förvaltningschef Hanna-Maria Grandell, tfn 050 473 9910

 fornamn.efternamn@pargas.fi

Inom Pargas stads förvaltning har man hösten 2021 inlett arbetet med att föra vissa utvecklingsprojekt framåt. Som en del av detta utvecklingsarbete har man nyligen förnyat anvisningarna om hantering av motioner och initiativ. Syftet med detta är att tidsmässigt effektivera hanteringen av motioner och initiativ och att göra detta arbete mer strukturerat och bestämt. Detta bidrar också till att förkorta behandlingstiden för motionerna och initiativen.

I Finland har städerna varierande praxis när det gäller hur länge protokollen finns tillgängliga i det allmänna datanätet. I regel varierar denna tid mellan 2 och 4 år. I vissa enstaka städer finns protokollen tillgängliga i det allmänna datanätet i upp till 6 år.

Föredragningslistorna läggs ut på Pargas stads webbplats. Före detta ska sekretessbelagda uppgifter och sådana personuppgifter som saknar informationsintresse tas bort från föredragningslistan. Bilagor till föredragningslistan läggs ut på stadens webbplats enligt prövning och med beaktande av invånarnas intressen att få tillgång till information. Av särskilda skäl kan ett enskilt mötesärende tas bort från föredragningslistan innan den läggs ut på nätet. För sekretessbelagda ärenden publiceras endast rubriken och grunden för sekretess.

Staden kan i sin förvaltningsstadga ta in de viktigaste principerna för och preciserande bestämmelser om dataskyddet i stadens kommunikation på nätet. Stadsstyrelsen kan ge anvisningar om kommunikationen på nätet. I sista hand beslutar organen ändå själva om sin kommunikation och om beredningens offentlighet för de egna handlingarnas del. Organen ska inom sin egen sektor skapa förutsättningar för transparens i beredningen av ärenden och beslutsfattandet.

Enligt 140 § 1 mom. i kommunallagen ska protokoll från fullmäktige, kommunstyrelsen, nämnder och sådana organ i en samkommun som avses i 58 § 1 mom., med tillhörande anvisningar om hur man begär omprövning eller besvärsanvisning, hållas efter justeringen tillgängliga i det allmänna datanätet, om inte något annat följer av sekretessbestämmelserna.

Pargas stad skulle kunna införa en praxis där mötesprotokollen hädanefter finns utlagda på nätet i 4 år. Kommunförbundet har utfärdat en rekommendation om att protokollen ska finnas utlagda på nätet i minst 2 år. Denna rekommendation grundar sig i stor utsträckning på att protokollen alltid innehåller en viss mängd personuppgifter, vilket skulle kunna medföra en risk för att ett slags "olovliga" personregister bildas.Det bör noteras att det i sista hand är stadsstyrelsen som ansvarar för dataskyddet. I princip skulle de nuvarande protokollen som skrivs i Dynasty 10 kunna finnas utlagda på nätet en längre tid, eftersom systemet har en svärtningsfunktion och även kunnandet i staden när det gäller behandlingen av personuppgifter är på en synnerligen hög nivå.

Staden använder allmänt systemet Dynasty 10 som tillhandahålls av Innofactor vid sina sammanträden. Det finns inget hinder för att framöver hålla protokollen tillgängliga på nätet en längre tid än 2 år. Att t.ex. ha protokollen på nätet i 4 år från och med nu skulle kunna representera en medelväg och bidra till öppenhet i beslutsfattandet. Denna bestämmelse borde inkluderas i den förvaltningsstadga som håller på att revideras. Med beaktande av dataskyddsbestämmelserna och personuppgifterna kan denna praxis dock inte införas så att protokollen från t.ex. 4 år bakåt i tiden från och med i dag skulle läggas ut på nätet. Detta skulle medföra en ofattbart stor arbetsbörda som vid det här läget inte kan betas av utan att dataskyddet äventyras.

När det gäller motioner och initiativ har en del städer tagit i bruk verktyg för att följa upp hanteringen av dem.Inledningsvis skulle man åtminstone kunna regelbundet lägga ut en sammanställning på stadens webbplats som visar läget med hanteringen av motionerna och initiativen i realtid och vilka de ansvariga beredarna är.Uppföljningsverktygen skulle kunna utredas i samarbete med leverantören av webbplatsen. Detta är fullt möjligt och en del av en välfungerande demokrati. Detta skulle säkert för sin del öka invånarnas intresse för stadens beslutsfattande.

Föredragande Stadsdirektör Patrik Nygrén, tfn 040 511 4383

 fornamn.efternamn@pargas.fi

Beslutsförslag Stadsstyrelsen beslutar att ta del av förvaltningstjänsters redogörelse för uppföljning av motioner och initiativ och hållande av protokoll tillgängliga på nätet och föreslå att fullmäktige förklarar motionen slutbehandlad. 

Beslut Förslaget godkändes.

Delgivning Efter stadsfullmäktiges beslut: Ledningsgruppen, motionsställaren

 __________________

Stadsfullmäktige 25.04.2022 § 39  

361/07.00.00/2022  

Beslutsförslag Stadsfullmäktige

1) beslutar att godkänna den redogörelse som avgetts med anledning av motionen
2) förklarar motionen slutbehandlad.

Beslut Stadsfullmäktige

1) beslöt att godkänna den redogörelse som avgetts med anledning av motionen
2) förklarade motionen slutbehandlad.

Delgivning Ledningsgruppen, arbetsgruppen för ärendehantering, motionsställaren

 __________________